L'indexation est le processus par lequel il est possible de classer des documents, des textes et autres, en utilisant un vocabulaire contrôlé (termes clés qui décrivent parfaitement le sujet de l'écriture), des résumés et des analyses. Quant à l'indexation des documents, c'est l'ensemble des données importantes qui facilite la recherche ou la sauvegarde d'un texte spécifique, normalement, qui a été publié. Il se distingue par son utilisation plus fréquente dans le domaine scientifique, il est donc préférable de les diviser selon les informations suivantes: nom de l'auteur, titre de la publication, année, éditeur, pays, ainsi que le nom de la ressource qui Il le contient (journaux, magazines), s'il existe.
Parmi les éléments que l'on peut retrouver dans le processus d'indexation, il y a: l' indexeur, sujet qui est chargé de mener sérieusement la procédure, en utilisant les règles ou politiques qui la régissent; les documents sont ceux qui cherchent à être classés dans un système, pour lesquels un examen exhaustif est effectué, parvenant à en extraire les informations appropriées pour être accessibles à toute recherche ou stockage de ceux-ci; les règles et politiques d'indexation sont les différentes lois qui régissent l'indexation, pour la rendre efficace; Langue L'indexation, également appelée vocabulaire contrôlé, concerne la sélection de termes qui se rapportent au contenu du document et qui appartiennent à une sorte d'organisation de mots spécifiques.
Il est important de noter que le vocabulaire contrôlé est divisé, à son tour, en trois catégories. Le premier donne vie à ceux qui sont classés par ordre alphabétique, en respectant le sujet auquel ils se réfèrent. Des mots clés et des phrases descriptives sont également inclus. De même, les réglementations linguistiques doivent être respectées.
