L' indexation extrayant automatiquement les données d'un ensemble d'un document particulier ou d'un texte externe sert à donner tous les détails de celui-ci. Ces données peuvent provenir de texte, voire d' image et de son. Ce processus est réalisé grâce à un programme informatique qui choisit les éléments suivant une série de paramètres préalablement établis. Ce processus n'est rien de plus qu'une classification avec des mots-clés ou des éléments clés qui facilitent votre recherche parmi un grand groupe de mots-clés similaires.
L'indexation automatique est courante dans les organisations qui effectuent des travaux entre les RH et l'administration. De grandes quantités d'informations doivent être classées et classées en séries ordonnées afin que leur emplacement soit exact à la fois pour celui qui en a besoin et pour celui qui gère le système.
Le stockage des données est vital pour toute organisation, non seulement pour maintenir un historique, mais pour avoir un support étendu de sécurité pour s'assurer que le contenu des documents est vrai et qu'en cas de perte il y a une sauvegarde pour le vérifier.
Les indexeurs convertissent la langue contrôlée (descripteurs et vedettes-matières) après avoir recherché et trouvé leurs équivalents dans les langues d'indexation (thésaurus, listes de vedettes-matières ou liste alphabétique des descripteurs). De cette manière, ces descripteurs ou vedettes-matière sont utilisés pour stocker ces documents dans des bases de données ou des catalogues et également pour les récupérer pour une récupération ultérieure. Par conséquent, l'objectif général de l'indexation est le stockage et la récupération d' informations.
