Un diagramme qui montre un processus ou un système étape par étape est appelé organigramme ou organigramme, utilisé dans de nombreux domaines, que ce soit pour planifier, documenter, améliorer, etc. Ils utilisent une série de symboles qui indiquent chacune des étapes qui sont effectuées, comme le rectangle, le losange et le cercle, qui doivent être connus pour savoir comment faire un organigramme. Certains des diagrammes les plus courants sont ceux des systèmes, des données et des documents, mais leur élaboration nécessite quelques étapes à suivre à fond.
Qu'est-ce qu'un organigramme
Table des matières
Comprendre ce qu'est un organigramme est vraiment important, car grâce à eux, vous pouvez résoudre divers problèmes liés aux processus d'une organisation. La définition la plus acceptée d'un organigramme est celle de " graphe schématique utilisé pour indiquer l'ordre dans lequel les instructions doivent être exécutées afin de résoudre un certain problème". En général, ce type de graphe est utilisé dans des domaines comme l'économie, la programmation, la psychologie cognitive et même les processus industriels.
Ces diagrammes peuvent être basés sur n'importe quel processus, un exemple d'organigramme pourrait être le système d'éclairage d'une ampoule ou le processus de préparation d'une recette alimentaire.
Caractéristiques d'un organigramme
Les principales caractéristiques d'un organigramme sont les suivantes:
- Ils doivent être aussi précis que possible, car les diagrammes très longs sont généralement plus compliqués à comprendre et à assimiler, ils sont donc moins pratiques.
- Ils doivent contenir les symboles appropriés en fonction du processus représenté, ce qui évite qu'ils ne soient mal interprétés.
- Lors de l'observation du diagramme, les étapes à suivre dans un processus ou un système doivent être directement capturées, sans qu'il soit nécessaire de lire de longues notes faisant référence audit processus.
- Il est à noter que les caractéristiques d'un organigramme peuvent varier en fonction du type de diagramme et du processus décrit.
À quoi sert un organigramme?
Ces graphiques sont très utiles pour décomposer toute activité que vous souhaitez exercer à la fois au niveau industriel et du service, dans l'un de ses domaines. L'organigramme d'une entreprise est extrêmement important, car grâce à lui, vous pouvez connaître l'ordre dans lequel elle opère et les processus qui suivent pour obtenir son produit. De la même manière, ils sont utilisés pour la description de tout système ou méthode qui doit être mis en œuvre en leur sein, permettant une compréhension claire de tout processus qui est effectué, ainsi que de son fonctionnement, qui à son tour contribue à études ultérieures et modifications possibles pour l’améliorer.
Les organigrammes peuvent même remplacer de longues pages de textes, car étant un dessin, le cerveau humain interagit mieux avec les informations qu'il contient. C'est pourquoi il est important de savoir ce qu'est un organigramme.
Symboles d'organigramme les plus courants
Symbole de début / fin
Il est représenté par un ovale, il est chargé d'indiquer le point de départ et la fin du processus, il comprend généralement les mots qu'il contient, tels que «début» et «fin» selon le cas. Ceci est également appelé le symbole de terminaison et peut indiquer en plus de ce qui précède, le résultat possible d'un chemin.
Symbole d'action ou de processus
Dans ce cas, le symbole utilisé est le rectangle, il faut noter que chaque rectangle indiquera une étape dans le système («ajouter du fromage à la pizza») ou, à défaut, un sous-processus pour les systèmes de plus grande complexité ou taille (développer un pizza), ce qui en fait l'un des symboles les plus utilisés dans les diagrammes.
Symbole de document imprimé
Il s'agit d'un rectangle dont la ligne inférieure est incurvée, cela représente l' entrée ou la sortie de données pouvant être lues par des personnes, comme un document ou un rapport imprimé, bien qu'il puisse également s'agir d'un e-mail, alors que dans le cas de Les points de vente peuvent être un mémo ou une lettre.
Symbole multi-document
Il est similaire à celui décrit ci-dessus, mais dans ce cas, trois symboles sont représentés superposés l'un derrière l'autre, indiquant l'entrée ou la sortie de divers documents dans le processus. Comme le symbole du document imprimé, quelques exemples peuvent être: imprimer des rapports ou des e-mails pour l'entrée et un mémo pour la sortie.
Symbole de décision ou de branchement
Il a la forme d'un losange et marque une inconnue à laquelle il faut répondre, d'où une branche qui indique que le cours du système suivra une direction selon ladite décision. Ces lignes qui indiquent des décisions différentes proviennent de différents points sur le losange et cela peut se produire selon les réponses fournies.
Symbole d'entrée / sortie
Ceci est également appelé le symbole de données et est utilisé pour afficher ou indiquer les données qui entrent et sortent du système, telles que la commande d'un client (entrée dans le système) et la vente du produit (sortie). Il convient de noter que le symbole du ruban en papier représente l'entrée et la sortie, mais il a été remplacé par celui-ci.
Symbole d'entrée manuelle
Ce symbole représente qu'une personne exécutera une procédure manuellement. En d'autres termes, les données sur le terrain ou l'étape à suivre par le système doivent être effectuées au moyen d'un dispositif manuel, tel qu'un clavier. Un autre exemple peut être lors de la connexion au PC et l'utilisateur est invité à entrer son mot de passe.
Symbole de préparation
Grâce à ce symbole, il est indiqué qu'avant de poursuivre le processus, des ajustements ou des modifications sont nécessaires. C'est le point de différence entre les étapes dans lesquelles le processus est préparé et où le processus est exécuté. Il permet d'incorporer la configuration dans une autre étape au sein du même système.
Symbole du connecteur
Il a la forme d'une sphère et se caractérise par le marquage qu'une inspection sera effectuée à ce point et que le processus se poursuivra là où un dessin identique a été placé. En général, cette figure est utilisée dans des diagrammes plus complexes et est chargée de relier les éléments séparés sur la même page.
Symbole de fusion
Cela indique que dans cette étape, deux ou plusieurs threads seront combinés en un seul. La forme qu'il a est une pyramide inversée.
Types d'organigramme
Diagrammes de flux de documents
Son but est d'indiquer les contrôles qui existent dans le flux de documents, à travers les composants d'un processus. Ce type de schéma doit être lu de gauche à droite, par exemple: processus de transport des documents vers les endroits où ils sont nécessaires.
Diagramme de flux de données
Grâce à eux, les contrôles qui déterminent les flux de données dans un processus sont affichés. Ils sont utilisés pour indiquer les canaux par lesquels les données sont envoyées, par exemple: ils sont utilisés en génie logiciel, pour fournir une approche axée sur le développement technique.
Diagrammes de flux des systèmes
Il indique l'ampleur des données qui transitent par les composants les plus importants du processus, tels que les supports de stockage, les réseaux de communication, les processeurs, la saisie de données et les programmes.
Diagramme de flux général
Il permet de décrire chacune des étapes qui composent un processus de production ou de service, représentant chacune des étapes à suivre pour obtenir ledit produit. Par exemple: le processus d'embouteillage d'une boisson dans une usine d'embouteillage.
Diagramme de flux de travail
Les flux de travail sont tracés, il est courant d'utiliser des informations et de la documentation de bureau, en plus d'impliquer des tâches. Par exemple: représenter graphiquement les étapes requises dans un centre de santé pour une visite.
Diagrammes de flux de programme
Grâce à eux, les contrôles qui sont incorporés dans un programme qui à son tour font partie d'un processus sont affichés. Par exemple: le processus de fonctionnement d'une machine, qui fait en même temps partie d'un système plus vaste.
Organigramme détaillé
Dans cette classe, tous les détails de chacune des activités des processus, le retour d'expérience, les lignes directrices, les points où des décisions devraient être prises, entre autres, sont exposés, par exemple: lorsque le produit doit être sélectionné dans une ligne de production terminé et jetez ceux qui présentent des échecs.
Diagramme de flux de produit
Il est utilisé uniquement pour décrire comment un certain produit est fabriqué. Ce diagramme détermine quelle sera la matière première qui sera utilisée. Par exemple: lorsqu'un certain type de pain est fabriqué et que le type de farine à utiliser et comment il doit être utilisé est spécifié.
Diagramme de flux de processus
Ce type reflète les relations entre les principaux composants d'une installation industrielle. Il est largement utilisé dans les domaines du génie chimique et des procédés.
Par exemple: il est utilisé pour améliorer ou documenter un processus ou en façonner un nouveau.
Diagramme de flux logique
C'est un type de diagramme qui se concentre sur les entreprises et leurs activités. C'est un outil qui symbolise graphiquement les séquences des étapes d'un processus, démontrant la séquence logique de ces étapes pour résoudre ou développer un processus. Par exemple: il aide à détecter et à trouver des erreurs dans un processus.
Diagramme de flux de décision
Cela contribue à l'étude des stratégies à la fois en termes de relation interne et en congruence avec l'extérieur. Par exemple: le processus de communication au sein d'une des sections d'une entreprise
Comment dessiner un organigramme
1. La première chose à prendre en compte pour savoir comment faire un organigramme est de déterminer les éléments qui composeront le système, car cela aidera à le dessiner dans le bon ordre afin qu'il puisse être facilement compris. Certains des composants sont:
- Entrées ou entrées: il s'agit de différents types de données, telles que des tableaux, des informations, des documents, des articles, entre autres. Ce qui est utilisé dans le système et ensuite transformé en extrants.
- Traitement: actions qui, grâce à des techniques et des outils, sont mises en œuvre dans les entrées, qui sont ensuite converties en produits ou en sorties.
- Extrants ou extrants: c'est le fruit du processus et qui, comme les intrants, peuvent être des documents, des matériaux, des articles, etc.
2. La deuxième étape consiste à savoir quels symboles sont utilisés et la signification de chacun d'eux.
3. Dessinez chaque étape dans le bon ordre. Il est à noter que dans certains cas, il existe des étapes qui se déroulent en parallèle ou qui, à défaut, doivent attendre la sortie d'autres processus précédents.
4. Dessinez les flèches qui relient les processus.
5. Ensuite, les symboles doivent montrer ce qui se passe à chaque étape du processus, c'est-à-dire s'il faut attendre une autre étape, s'il faut attendre des documents ou des données, ou pour prendre une décision.
6. À ce stade, les symboles correspondant à chaque étape du système doivent être dessinés.
7. Enfin, le résultat doit être inspecté.
Actuellement il existe différents outils pour développer ces schémas, au point que sur le web il est possible de trouver des programmes pour réaliser des organigrammes, ouvrant ainsi les portes à un outil important pour qu'il soit disponible à ceux qui en ont besoin et que même, vous donne la possibilité de créer un organigramme en ligne.
