Le terme Mémorandum est d'origine latine et lorsqu'il est traduit en espagnol, il signifie «quelque chose dont il faut se souvenir». Pour cette raison, l'utilisation du concept accepte plusieurs utilisations. On peut donc dire qu’un mémorandum est dans son acceptation de base, une sorte de rapport adressé à une personne ou à un groupe d’entre eux dans lequel s’exprime quelque chose qui doit être pris en compte pour une question donnée. D'autre part, il peut également être défini comme un cahier ou un bloc-notes dans lequel sont écrites les choses dont une personne doit se souvenir à l'avenir. Dans un mémorandum, il est possible de désigner différents types d'informations, comme la notification de certaines informations de dernière minute, certaines demandes spéciales, etc.
Dans le monde diplomatique, un mémorandum fait référence à une communication moins emphatique que la mémoire et la note, dans laquelle sont résumées une série d'événements et de raisons dont il faut tenir compte dans les questions de plus grande importance. Les notes diplomatiques ne sont généralement pas signées par l'éditeur. Il est à noter que le RAE précise également qu'un mémorandum peut faire référence à une note envoyée en main propre à une personne au sein de la même entreprise ou organisation. Malgré le fait que le mot correct est mémorandum, de nos jours, les gens substituent souvent mémorandum, une dérivation du pluriel du mot original.
Un mémorandum est constitué d'une série d'éléments fixes, dans lesquels des données très pertinentes doivent être placées et que grâce à eux, il est possible de les différencier d'autres textes informatifs et communicatifs. Parmi ces éléments, les plus importants peuvent être mentionnés, tels que: site, date, à qui il est adressé, sujet, corps du texte, adieu, signature, copie pour l'expéditeur et pied de page, si nécessaire.
Il est important de noter que les mémorandums n'ont pas de paragraphe de clôture, car les informations sont simplement transmises et finalisées avec une signature et un cachet. Cependant, le langage utilisé pour rédiger un mémorandum doit être formel, qu'il transmette le respect et évoque l'importance de la matière à communiquer et à transmettre.
