Il s'agit simplement d'un projet de facture qui est envoyé à un acheteur avec les détails spécifiques qui seront ultérieurement inclus dans la facture originale afin d'en informer les détails et d'attendre leur approbation. La facture pro forma n'est pas un document commun mais une déclaration de l'engagement du vendeur à promouvoir des biens ou services spécifiques auprès de l'acheteur.
Contrairement aux plus connues, ces factures ne sont pas enregistrées en tant que créances par le vendeur ni en tant que comptes fournisseurs, c'est-à-dire qu'elles ne font pas partie de la comptabilité d'une entreprise en tant que telle. Fondamentalement, il joue le rôle d'une offre commerciale ou, le cas échéant, d'un projet de facture, étant un accord acheteur-vendeur qui est établi comme un engagement entre les deux avant de conclure la transaction finale.
Une autre utilisation qui est donnée à cette facture au niveau commercial est en tant que bon, qui spécifie une opération qui n'est pas encore terminée, puisque le client n'a pas reçu la marchandise ou ne l'a pas payée. Pour détailler la différence par rapport à une facture ordinaire, le formulaire indique clairement ce qu'il contient dans le même document en plus d'avoir une autre série numérique ou il n'est tout simplement pas numéroté et ne peut pas être remplacé par une série ordinaire. Dans le domaine du droit, cette facture sert de dernière phrase pour permettre le développement d'un processus juridique. Pour sa part, dans le commerce international, cette facture doit être remise à la douane lorsque la facture actuelle n'est pas disponible au moment de l'expédition.
Il existe deux groupes établis dans le cas de la linguistique, à savoir:
- Le proforma pronominal: c'est le plus connu, il sert à fournir une phrase nominale ou déterminante le cas échéant.
- Formulaire non pronominal: dans notre langue, un tel concept n'existe pas, mais il est utilisé en italien, en français ou en catalan. La fonction de ceci est de remplacer une phrase prépositionnelle, selon la langue, elle peut avoir des différences et des particularités.
Les données à consigner dans ladite facture sont les suivantes:
- Date.
- Des noms.
- Raisons commerciales vendeur-acheteur.
- Dénomination précise et quantité de marchandise.
- Prix unitaire et quantité de marchandise.
- Forme et conditions de paiement.
- Type d'emballage.
- Conditions de livraison de la marchandise.
- Aucune signature autorisée n'est requise.
- Ces données peuvent être consignées dans la facture commerciale une fois la commande confirmée par l'acheteur.
