Selon son étymologie, ce terme vient du participe pluriel du verbe latin «Agere» (faire) et se réfère à «Actes» . On appelle procès - verbal tout document qui a été rédigé lors d'une réunion ou d'une assemblée, et qui est rédigé par une personne qui était présente à ladite réunion, et où sont reflétés tous les accords et conclusions discutés lors de celle-ci.
La préparation d'un procès-verbal permet à la réunion tenue d'être valide, et si le cas se présente, elle peut servir de preuve en cas de problème.
Un dossier peut décrire tout ce qui a été dit lors d'une réunion, les résultats de concours, d' élections, etc., ainsi que les notes des étudiants, les résultats de loterie, une célébration de mariage, entre autres. Un dossier doit généralement toujours porter la date, le lieu et l'heure où il a été réalisé, en plus d'une brève introduction de la raison de son achèvement. En général, ceux-ci sont conservés ou enregistrés dans un livre de minutes, dans lequel sont toutes les minutes faites pendant une certaine période, et chronologiquement, en tenant compte du fait que toutes ses pages doivent être numérotées pour garder un ordre.
Une fois la réunion terminée et le procès-verbal terminé, tous les participants donnent le feu vert à tout ce qui est contenu dans le procès-verbal et procèdent à sa signature, chacun des participants doit signer, laissant ainsi une attestation de son intervention et de son acceptation. de tout ce qui est écrit dessus.
